MƏHSULLARIMIZ



ELEKTRON SƏNƏD DÖVRİYYƏSİ SİSTEMİ - ASDİS

Elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin tətbiqinin aktuallığı:

“Forrester Research”ün məlumatına görə, “Fortune 500” siyahısına daxil olan şirkətlərdən 38 % hesab edir ki, müasir tələblərə cavab verən elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin tətbiqi onların biznesinin uğurlu inkişafı üçün qaçılmazdır. Bu fikirlə müvafiq sahə üzrə araşdırma aparan mütəxəssislər də razılaşır. Onların da əksər hissəsi elektron sənəd dövriyyəsinin şirkətlərin fəaliyyətində mühüm rol oynadığını bildirirlər. Məsələn, “SiemensBusiness Services” şirkətinin sözügedən sistemin tətbiqi ilə bağlı gəldiyi qənaət belədir:

  • personalın əmək məhsuldarlığı 20-25 % yüksəlir;
  • elektron sənədlərdən ibarət arxiv  kağız sənədlərin toplanılmasından daha ucuz başa gəlir

Elektron sənəd dövriyyəsinin tətbiqinin həm taktiki, həm də strateji faydası var.

Taktiki xeyirə sənədlərin arxivləşdirilməsinə sərf olunan xərclərin kəskin azalması, kağız sənədlərin yerləşdirməsi üçün nəzərdə tutulmuş yerlərin boşalması, sənədlərin üzünün çıxarılmasına ayrılan xərclərin ixtisarı, personal və avadanlıqlar üçün nəzərdə tutulmuş xərclərin azalaması və s. aiddir.

Sistemin strateji əhəmiyyəti dedikdə isə şirkətin və ya müəssisənin işinin məhsuldarlığının artması ilə əlaqədar olaraq yeni üstünlüklərin meydana çıxması nəzərdə tutulur.

Bunlar əsasən aşağıdakılardan ibarətdir:

  • sənəd üzərində kollektiv şəkildə işləmək imkanı (bu, kağız sənədlərlə iş zamanı mümkünsüzdür);
  • sənəd axtarışı və seçimi prosesinin əhəmiyyətli dərəcədə sürətlənməsi;
  • informasiya təhlükəsizliyinin yüksək səviyyədə təminatı; (elektron sənəd dövriyyəsinin tətbiqi zamanı hər kəs yalnız öz səlahiyyətləri daxilində olan məlumatları əldə edə bilər);
  • sənədlərin daha uzun müddət və daha rahat şəkildə qorunub saxlanılması;
  • sənədlərin icrasına nəzarətin güclənməsi.

“Cybernet” şirkətinin hazırladığı ASDİS sənəd dövriyyəsi sistemini dövlət qurumları üçün nəzərdə tutulub.  Bu sistem Azərbaycan Respublikasının bütün dövlət idarələrinin iş və biznes proseslərinin xüsusiyyətlərini özündə əks etdirməklə yanaşı, həm də milli qanunvericilikdəki dəyişikliklərə asanlıqla adaptasiya olur.

ASDİS sənəd dövriyyəsi siteminin əsas özəllikləri aşağıdakılardır:

  • ASDİS sistemi Azərbaycan bazarında liderlik etməklə yanaşı, həmdə dövlət qurumlarının ən çox üstünlük verdikləri sistemdir. Bu proqramdan Azərbaycan Respublikası Vergilər Nazirliyi, Azərbaycan İpoteka Fondu, Əmlak Məsələləri Komitəsi, Azərbaycan Respublikasının Prezidenti yanında Vətəndaşlara Xidmət və Sosial İnnovasiyalar üzrə Dövlət Agentliyi (ASAN) istifadə edir.
  • ASDİS sistemi ilk vaxtdan dövlət qurumlarının iş xüsusiyyətlərinə uyğunlaşdırılıb. Azərbaycan qanunvericiliyinin tələbləri ilə yanaşı, sistemdə dövlət strukturlarının iş prosesinin bütün özəllikləri nəzərə alınıb ki, bu da öz növbəsində  adaptasiya, inteqrasiya, texniki rəhbərlik üçün xərclərin minimuma endirilməsinə imkan verir.
  • Analoji seçimlərlə müqayisədə sözügedən sistem daha etibarlıdır, onun əldə olunması və istifadəsi daha ucuz  başa gəlir.
  • Quraşdırılması, köklənməsi, işə salınması, yenilənməsi və dəstəklənməsi olduqca sadədir.
  • Sistem davamlıdır və onun şirkətin konkret proseslərinə uyğunlaşdırılması tamamilə mümkündür.
  • Məlumatların təhlükəsizliyini təmin etmək imkanı yaradan Veb-interfeysə malikdir.
  • Krossplatformalı olması: istənilən əməliyyat proqramında (Windows, Linux, Sun Solaris və s.) tətbiqi mümkündür.
  • Şirkətin əvvəllər istifadə etdiyi sistemlərə inteqrasiya etməsi mümkündür.
  • Silinmə əmrinin verilə bilməsi – bu da öz növbəsində kənar müdaxilələrə operativ reaksiya vermək imkanı yaradır.

ASDİS sənəd dövriyyəsi sisteminin tətbiqi sayəsində aşağıdakı nəticələri əldə etmək mümkündür:

  • Lazımi sənədin axtarışının operativ şəkildə həyata keçirilməsi: əvvəllər axtarışa sərf olunan bir neçə saat vat bir neçə saniyəyə qədər azala bilər.
  • Şirkət daxilində informasiya mübadisənin sürətlənməsi: elektron sənədlərin kiməsə ötürülməsi üçün fiziki yerdəyişmə və saatlarla vaxt lazım gəlmir.
  • Sənədlərə etibarlı nəzarət: sistem sənəd üzərində həyata keçirilən bütün əməliyyatlar, həmçinin sənədə görə cavabdehlik daşıyanlarla bağlı bütün məlumatları qoruyub saxlayır.
  • Sənədin itməsi və korlanması riskinin azalması: istifadəçi sənədlərin nüsxələri ilə işlədiyi üçün orijinal variantın itməsi və korlanması mümkün deyil.
  • Sənədə sanksiyalaşdırılmamış giriş riskinin azalması: kağız sənədlərlə müqayisədə elektron sənədlərin etibarlılıq və təhlükəsizlik səviyyəsi daha yüksək olduğundan, onları daima nəzarətdə saxlamaq mümkündür.
  • Sənədlərin üzünün köçürülməsinə və eyni sənədin bir neçə nüsxədə saxlanılmasına ehtiyacın qalmaması: razılaşdırılmış və imzalanmış daxili sənədlərin üzünün çıxarılmasına gərək olmadığı üçün xərclər bir qədər də azalır.
  • Elektron sənəd arxivi üçün tələb olunan xərclərin əvvəlki ilə müqayisədə kəskin aşağı düşməsi və arxivdəki məlumatların operativ əldə olunması: daha uzun müddətli və etibarlı olanelektron daşıyıcılar nə boş yer, nə əlavə fiziki qüvvə, nə də böyük maddi vəsait tələb edir.
  • Verilmiş tapşırıqları istifadəçiyə xatırlatmaq funksiyası: elektron sənəd dövriyyəsi istifadəçini yoxlamaların yaxınlaşması ilə bağlı öncədən xəbərdar edir.
  • İşin efektliliyinin qiymətləndirilməsi funksiyası: istifadəçinin həyata keçirdiyi bütün əməliyyatlar, gördüyü bütün işlər yaddaşda qaldığı üçün onun fəaliyyətini qiymətləndirmək mümkündür.
  • Korporativ biliklərin toplanması, əməkdaşların bilmədiklərini tez bir zamanda öyrənə və bir-birlərini əvəz edə bilmələri: kadr dəyişikliyi baş versə də, yeni əməkdaş ona lazım olan sənədi asanlıqla əldə edib, bu barədə məlumatlana bilər.

“Cybernet” şirkətinin hazırladığı ASDİS sistemi sizə aşağıdakı imkanları yaradır:

  • Sənədlərin işlənməsi, qorunması və çatdırılmasına ayrılan xərcləri azaltmaq;
  • Əməkdaşın iş vaxtının qeyri-məhsuldar hissəsini ixtisar etmək;
  • Sənədlərin itirlməsi və kommersiya sirlərinin sızdırılması ilə bağlı maliyyə itkilərini azaltmaq;
  • Müştərilərə təklif olunan xidmətlərin səviyyəsini yüksəltmək;
  • Nizam-intizamı möhkəmləndirmək.

ASDİS sənəd dövriyyəsinin effektli şəkildə tətbiqinin nəticələri: əmək məhsuldarlığının qalxması, idarəçilik səviyyəsinin yüksəlişi, əməkdaşların məsuliyyətinin artması. Əməkdaşlar aktual informasiyalarla təmin olunur, müştərilərə təklif olunan xidmətlərin səviyyəsi yüksəlir. Eyni zamanda daxili xərclər və risklər minimuma endirilir, kommersiya sirrinin etibarlı qorunub saxlanılması təmin olunur.